Il regolamento sul Deposito legale: sintesi

Con Decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 2006, n. 252 è stato emanato il regolamento contenente le norme e le procedure inerenti l'obbligo di deposito legale.

Il testo è entrato in vigore il 2-9-2006.

I documenti destinati all'uso pubblico e fruibili mediante la lettura, l'ascolto e la visione, qualunque sia il loro processo tecnico di produzione, di edizione o di diffusione, ivi compresi i documenti finalizzati alla fruizione da parte di portatori di handicap, sono soggetti all'obbligo di deposito legale.

Il responsabile della pubblicazione del documento è obbligato a depositare, entro sessanta giorni dalla prima distribuzione al pubblico, due copie dei documenti di uso pubblico, prodotti e diffusi in Italia, all'"Archivio nazionale della produzione editoriale" e altre due copie all'"Archivio regionale della produzione editoriale " della regione in cui ha sede il soggetto obbligato al deposito legale (art. 1).

Per responsabile della pubblicazione si intende la persona fisica o giuridica che ha prodotto il documento o che lo ha commissionato; nel caso di coedizioni il responsabile della pubblicazione coincide, di norma, con il responsabile della distribuzione. Per le opere filmiche, si intende la persona fisica o giuridica che organizza la produzione di film prodotti totalmente o parzialmente in Italia, o riconosciuti di nazionalità italiana. (art. 2). Nella precedente normativa l'obbligo era dello stampatore; con il nuovo regolamento è dell'editore, "o comunque del responsabile della pubblicazione, ovvero dal tipografo qualora manchi l'editore" (art.6).

Nel Regolamento si specificano gli istituti, diversi per tipologia di documento, che svolgono le funzioni di "Archivio nazionale della produzione editoriale".

Per quanto riguarda invece l'identificazione degli istituti destinati a conservare i documenti a livello regionale e a svolgere dunque le funzioni di "Archivio regionale della produzione editoriale " della regione in cui ha sede il soggetto obbligato al deposito legale, il regolamento prevede che ciascuna regione e ciascuna provincia autonoma, previa consultazione con le associazioni degli enti locali e con gli istituti interessati, proponga alla Conferenza unificata, entro nove mesi dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, l'elenco degli istituti destinati a conservare i documenti pubblicati nel proprio territorio (art. 4).

In attesa della costituzione dell'archivio regionale continueranno a svolgere funzioni di deposito legale le istituzioni che hanno assolto questo compito fino ad ora (elenco in allegato).

I soggetti obbligati al deposito consegnano agli istituti depositari i documenti, racchiusi in un apposito plico, direttamente o attraverso posta o con qualsiasi altro mezzo. Gli esemplari depositati devono avere una perfetta qualità ed essere identici, per forma e contenuto, agli esemplari messi in circolazione. I soggetti obbligati al deposito hanno l'obbligo di accompagnare la consegna con un elenco in due copie dei documenti inviati. Ciascun istituto depositario, dopo avere effettuato il controllo sul contenuto del pacco, se non ha riscontrato irregolarità, restituisce, opportunamente vidimata, una delle copie dell'elenco inviato. Tale copia costituisce ricevuta e dovrà essere conservata dal soggetto interessato come prova dell'avvenuta consegna. (art. 7)

Il controllo sull'adempimento degli obblighi di deposito legale è svolto dagli istituti depositari
relativamente ai documenti di propria competenza.
È istituita, presso il Ministero, un'apposita Commissione, denominata: "Commissione per il deposito legale", con compiti consultivi, di controllo e monitoraggio dell'attuazione della legge e del regolamento.

Sono previste sanzioni amministrative pecuniarie per chi violi le norme della legge e del regolamento. (art. 43) Le somme derivanti dall'applicazione della sanzione amministrativa da parte dei competenti Uffici ministeriali, sono versate, a cura del soggetto obbligato, all'entrata del bilancio dello Stato, con imputazione al capitolo 2301. (art. 45)

Documenti stampati (capo II)
I documenti stampati sono inviati agli istituti depositari a cura dell'editore, o comunque del responsabile della pubblicazione, ovvero dal tipografo, qualora manchi l'editore. Una copia è consegnata alla Biblioteca nazionale centrale di Roma e una copia alla Biblioteca nazionale centrale di Firenze. Due ulteriori copie sono consegnate agli istituti o all'istituto che sarà individuato dalla Conferenza unificata a seguito della proposta della Regione. (art. 6).

Documenti sonori e video (capo III)
Una copia dei documenti sonori e video, prodotti totalmente o parzialmente in Italia o distribuiti su
licenza per il mercato italiano, è consegnata alla Discoteca di Stato - Museo dell'Audiovisivo a cura del soggetto obbligato. Una ulteriore copia è consegnata all'istituto che sarà individuato dalla Conferenza unificata. (art. 14)

Documenti di grafica d'arte, dei video d'artista e dei documenti fotografici (capo IV)
Un esemplare delle opere di grafica d'arte, dei documenti fotografici e dei video d'artista è inviato
all'Istituto nazionale per la grafica a cura dell'editore o, comunque, del responsabile della pubblicazione. Un' ulteriore copia è consegnata all'istituto che sarà individuato dalla Conferenza unificata (art. 20).

Deposito dei film, dei soggetti, dei trattamenti e delle sceneggiature cinematografiche (capo V)
Il produttore di opere filmiche consegna alla Cineteca Nazionale una copia positiva nuova, conforme al negativo o al master. Nel caso di film riconosciuti di interesse culturale, il produttore di opere filmiche consegna alla Cineteca nazionale anche una copia negativa del film.
Un'ulteriore copia dei documenti è consegnata ad istituti della regione nella quale ha sede il soggetto obbligato, provvisti di idonee strutture di conservazione ed individuati, per ciascuna regione, identificati dalla Conferenza unificata.
Il direttore generale per il Cinema del Ministero cura la consegna di una copia dei documenti
anche su supporto informatico, alla Cineteca nazionale o alla Biblioteca "Luigi Chiarini" del Centro sperimentale di cinematografia-Cineteca nazionale, presso la quale dette copie sono conservate. (art. 26).

Documenti diffusi su supporto informatico (capo VI)
I documenti, prodotti totalmente o parzialmente in Italia o distribuiti su licenza per il mercato italiano, sono consegnati, in due copie, di cui una alla Biblioteca nazionale centrale di Roma
ed un'altra alla Biblioteca nazionale centrale di Firenze.
Una copia dei documenti sonori e video su supporto informatico è consegnata alla Discoteca di Stato - Museo dell'Audiovisivo. Una copia dei documenti su supporto informatico, è consegnata all'Istituto nazionale per la grafica. Una copia dei film diffusi su supporto informatico è consegnata alla Cineteca nazionale. Una copia dei documenti attinenti alla materia giuridica è consegnata alla Biblioteca centrale giuridica del Ministero della giustizia. Due ulteriori copie dei documenti sono consegnate agli istituti che saranno individuati dalla Conferenza unificata.

Deposito dei documenti diffusi tramite rete informatica (capo VII)
Il Ministero promuove forme volontarie di sperimentazione del deposito di documenti diffusi tramite rete informatica. La normativa relativa a questa particolare tipologia di documenti sarà oggetto di un successivo regolamento. (art. 37)