Regione Toscana. Ufficio biblioteche, beni librari e attività culturali
Guida alla gestione dei siti web delle biblioteche pubbliche toscane
A cura di Riccardo Ridi - versione 1.0 (5 febbraio 2004)
ultima correzione refusi e aggiornamento link effettuate da
Il Palinsesto snc il 26/10/04 nella sola versione web
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8. Servizi gestibili a distanza via Web
Possono essere inseriti nei siti web di biblioteche pubbliche toscane di dimensioni piccole, medie e grandi, purchè dispongano delle risorse tecnologiche, economiche e umane necessarie.
CATALOGO
Il catalogo elettronico (OPAC) è stato, storicamente, il primo dei servizi bibliotecari messo a disposizione anche degli utenti remoti via Internet e resta tutt'ora il cuore del sito web bibliotecario, al cui interno deve essere
valorizzato al massimo, riservandogli sempre, ad esempio, un link dalla homepage.
Eccede gli obiettivi di queste linee guida una analisi delle potenzialità degli OPAC, così come dei vantaggi dell'adesione a un buon OPAC collettivo che faciliti al tempo stesso la ricerca da parte degli utenti e la catalogazione
da parte dei bibliotecari. Si fornisce però nel successivo capitolo un sintetico elenco delle principali caratteristiche che possono essere prese in considerazione nella valutazione dell'interfaccia di ricerca dell'OPAC, che ne
costituisce l'elemento che maggiormente dovrà essere integrato nel Web della biblioteca.
DISSEMINAZIONE SELETTIVA DELL'INFORMAZIONE
I software di gestione di alcuni OPAC permettono di associare a ciascun utente un "profilo di interessi bibliografici" (spesso banalmente coincidente con un elenco di classi Dewey o di autori e talvolta liberamente modificabile
dall'utente stesso via web) in base al quale è possibile inviare periodicamente a ciascuno di essi via e-mail un bollettino bibliografico delle nuove acquisizioni personalizzato.
PRESTITO
Se il software di gestione dell'OPAC lo prevede, sarà banale consentire agli utenti registrati di verificare personalmente la propria situazione relativamente al prestito (volumi attualmente in prestito, date di scadenza, prenotazioni da
parte di altri utenti sui volumi ancora in proprio possesso, numero di prestiti ancora effettuabili, eventuali sanzioni ricevute per morosità, ecc.) e anche di effettuare il rinnovo dei propri prestiti (nel caso che non ci siano prenotazioni
da parte di altri utenti o che la biblioteca non abbia classificato, per qualsiasi motivo, come "non rinnovabile" quel documento) o di prenotare un documento attualmente in prestito o comunque non disponibile.
Tali operazioni saranno effettuabili, dopo l'identificazione tramite numero di tessera del prestito o altra password, solo dai terminali disponibili presso la biblioteca (se l'OPAC non è disponibile in Internet) oppure anche da casa
(se invece l'OPAC è liberamente disponibile online).
Se invece la visualizzazione della situazione dell'utente e il rinnovo del prestito sono operazioni che il software prevede vengano utilizzate solo dallo staff (o se comunque si preferisce che gli utenti non vi accedano direttamente) si
potrà valutare se permettere (o addirittura incoraggiare) che le richieste in tal senso provenienti da utenti remoti (via e-mail o via form) vengano effettuate dallo staff senza bisogno che l'utente si reci fisicamente in biblioteca.
DESIDERATA
Sia per effettuare le richieste di rinnovo e prenotazione del prestito (paragrafo precedente), che per quelle di fornitura documenti e prestito interbibliotecario (paragrafo successivo), che per permettere agli utenti di effettuare proposte di
acquisto di documenti (desiderata), le due opzioni principali disponibili online sono la normale posta elettronica e i form sul web, ovvero moduli scanditi in campi che l'utente deve riempire coi dati che la biblioteca ritiene utili per
procedere nell'operazione.
Il vantaggio (e, al tempo stesso, lo svantaggio) della posta elettronica è che permette l'invio anche di richieste informali, scritte con un linguaggio libero che facilita da un lato l'espressione di preferenze, ipotesi subordinate e
eventuali problematicità, ma che dall'altro consente l'invio di riferimenti bibliografici incompleti e di richieste sibilline.
Un approccio equilibrato potrebbe essere quello di predisporre una serie di form per ogni tipologia di richiesta, raccomandandone l'uso, ma di prendere in considerazione anche le richieste che arrivassero via e-mail.
DOCUMENT DELIVERY
Oltre a mettere online informazioni su se e come è possibile, per l'utente locale, recarsi in biblioteca per richiedere documenti in copia (document delivery) o in prestito (prestito interbibliotecario) provenienti da altre biblioteche,
e informazioni rivolte invece agli utenti di altre biblioteche che volessero richiedere alla nostra (direttamente o tramite la loro biblioteca) documenti in originale o in copia, è possibile anche consentire all'utente remoto di
effettuare direttamente via web (o via e-mail) una di tali richieste.
L'opzione più diffusa è quella di consentire la richiesta, all'utente o alla biblioteca remota, di documenti posseduti dalla nostra biblioteca (document delivery passivo). La possibilità di permettere invece
all'utenza locale la richiesta diretta, senza il filtro dei bibliotecari, di documenti a biblioteche remote o a fornitori commerciali è in corso di sperimentazione solo presso biblioteche universitarie e speciali.
Una volta ricevuta la richiesta via e-mail o attraverso un apposito form su web, la biblioteca seguirà per l'eventuale riproduzione e per l'invio le procedure stabilite dal proprio regolamento (e da quello dell'eventuale sistema
cooperativo di document delivery di cui facesse parte) relativamente a copyright, tariffazione, tempistica, ecc. All'interno di tale cornice si potrà prendere in esame la possibilità di inviare una digitalizzazione del documento
richiesto, tramite software dedicato (Ariel), oppure come attachment di un normale e-mail, oppure ancora parcheggiandolo temporaneamente in una directory dedicata del propro sito web (eventualmente protetta da password da comunicare al
richiedente).
CONSULTAZIONE DI DOCUMENTI PROTETTI
Anche fra le biblioteche pubbliche sta lentamente diffondendosi la prassi, già abituale nelle biblioteche universitarie, di mettere a disposizione dei propri utenti registrati, via web, risorse informative commerciali (banche dati, periodici
elettronici, collezioni di testi digitali, ecc.) o prodotte in proprio ma delle quali non si vuole permettere l'accesso indiscriminato da parte di tutti gli internauti (digitalizzazioni di documenti posseduti dalla biblioteca, banche dati di
interesse locale, materiali didattici, ecc.).
Il controllo dell'utenza ammessa alla consultazione di tali materiali si può effettuare con due diverse metodologie: tramite password (che permette di farsi riconoscere e collegarsi da qualsiasi postazione remota) oppure tramite
identificazione del cosiddetto "IP number" ovvero della identità sulla rete del computer dal quale l'utente si collega (tipicamente limitando il diritto all'accesso ai computer dotati di IP number all'interno del
range assegnato a uno o più enti). Esistono pro e contro nella gestione di entrambi i metodi, tanto che l'ideale (piuttosto impegnativo) sarebbe poterli offrire entrambi ai propri utenti.
DIGITAL REFERENCE
Tre sono i livelli, di crescente impegno, su cui può assestarsi l'offerta di "reference service a distanza" di una biblioteca pubblica:
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Predisposizione di VRD (virtual reference desk) e altri repertori di fonti informative, liberamente utilizzabili dagli utenti remoti sul Web della biblioteca.
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Utilizzare, per la creazione di tali VRD e repertori, appositi software (Scout, My Library) che ne permettano la personalizzazione da parte degli utenti registrati.
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Affiancare a tali repertori e VRD (statici o personalizzabili) un vero e proprio VRS (virtual reference service), ovvero la possibilità, per l'utente remoto, di interagire coi bibliotecari per ricevere assistenza personalizzata.
Se già a livello di gestione dell'OPAC la cooperazione fra biblioteche va incoraggiata, nel settore del reference a distanza essa diventa assolutamente indispensabile, sia a livello di predisposizione di VRD (per evitare inutili doppioni
e sprechi di risorse e per fornire prodotti di maggiore qualità) che di gestione di VRS (per ottimizzare le risorse umane disponibili, per garantire un orario di servizio maggiore e un tempo di attesa minore e per spartirsi più
equamente una utenza non più legata strettamente al territorio).
Per quanto riguarda il VRS, prescindendo da sperimentazioni estremamente ricche sul fronte dell'interazione multimediale (webcam) o della istantaneità della transazione (chat) o della strutturazione del lavoro dello staff (software
dedicati), un buon servizio di base può essere fornito utilizzando semplicemente dei form strutturati per l'effettuazione delle richieste da parte degli utenti e una mailing list che conduca tali richieste all'intero staff dei
reference librarian coinvolti, ben formati e dotati di precise regole per stabilire chi, quando, come, in che misura e a quale livello dovrà rispondere a ciascuna richiesta.
AGGREGAZIONE DEGLI UTENTI
Per le biblioteche pubbliche che includano fra i propri obiettivi anche quello di offrire agli utenti occasioni di aggregazione sociale non necessariamente legata alla fruizione documentaria, Internet offre la possibilità di allargare
enormemente tale funzione, offrendo sul sito della biblioteca strumenti per la creazione di comunità virtuali come mailing list, forum, chat, newsgroup e blog (ciascuno dei quali necessita di un diverso e specifico software di gestione),
liberamente utilizzabili dagli utenti in autogestione oppure moderati da bibliotecari o altri addetti.
Per utilizzare tali strumenti esistono sostanzialmente due vie: o affidarsi a servizi (gratuiti o a pagamento) gestiti sui propri server da provider, oppure imparare a usare dei software (gratuiti o a pagamento) da installare sul server della
biblioteca o del suo ente di riferimento e da gestire col proprio personale. La prima scelta (soprattutto optando per servizi gratuiti), è la meno costosa ma anche la meno affidabile, la seconda (soprattutto orientandosi su software
commerciali) è la più impegnativa in termini di risorse umane, tecnologiche e finanziarie, ma garantisce la massima flessibilità e affidabilità. Un percorso equilibrato potrebbe prevedere l'effettuazione di qualche
esperimento poco impegnativo con software o servizi gratuiti, passando successivamente a scelte più impegnative se i risultati fossero incoraggianti e lo sforzo sostenibile.
Si forniscono alcuni indirizzi utili per recuperare software e servizi gratuiti appartenenti a questo ambito.
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E-mail:
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Mailing list:
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Chat:
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Newsgroups:
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Forum:
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Blog:
©Regione Toscana e Riccardo Ridi, 2004.
Pagina creata il 10/04/2004. ultimo aggiornamento 15/04/2005
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